6 tärkeää asiaa toimivan kokouksen tai koulutuksen järjestämiseen
Tilaisuuden järjestäminen on aina pieni haaste. Moni asia voi mennä pieleen kokeneellakin ammattilaisella, sillä isoja kokouksia tai koulutuksia järjestetään yleensä muun työn ohessa, kiireen keskellä. Helpottavat vinkit tilaisuuden järjestäjälle kertoo Anna-Leena Haapakoski, Kuortaneen Urheiluopiston myyntineuvottelija, joka työkseen suunnittelee yritysten erikokoisia tapahtumia opistolla.
Ota huomioon nämä 6 asiaa seuraavaa tilaisuutta järjestäessäsi, niin saat varmasti kehuja osallistujilta!
Ota huomioon nämä 6 asiaa seuraavaa tilaisuutta järjestäessäsi, niin saat varmasti kehuja osallistujilta!
1. Tilaisuuden paikan valinta
Suuret kokoukset, koulutukset ja seminaarit järjestetään yleensä keskeisillä paikoilla, jotta tilaisuuteen saapuvilla olisi suurin piirtein yhtä helppo saapua paikalle. Keskeinen paikka voi olla kaupungissa, mutta yhtä lailla keskellä luontoa, rauhoittavassa ympäristössä.
”Luonto on ehdottomasti yksi tilaisuuden onnistumiseen vaikuttava asia. Tiivis ohjelma ja tärkeät asiat saavat vastapainoa kaunista luonnosta ja järvimaisemista. Etäisyys ei useinkaan ole ongelma, sillä esimerkiksi meillä Kuortaneen Urheiluopistolla kyyditys on helppo järjestää ja osallistujien näkökulmasta Kuortane sijaitseekin hyvin keskeisellä paikalla.”
2. Yksityiskohtainen tarjous
Järjestelyt alkavat riittävän seikkaperäisestä tarjouspyynnöstä. Haapakoski suosittelee, että tilaisuuden järjestäjä kertoo jo etukäteen tilaisuuden perustarpeet selkeästi tarjouspyynnössään. Kattava tarjouspyyntö nopeuttaa tilaisuuden järjestämistä ja parhaassa tapauksessa jo ensimmäinen tarjous on se lopullinen.
”On myös asiakkaan oikeus vaatia riittävän hyvää tarjousta, jossa huomioidaan kaikki tilaisuuteen liittyvät seikat ja niiden kustannukset. Jos saamasi tarjous jättää liian monta asiaa auki, on iso riski että viimeistään laskutusvaiheessa tulee yllätyksiä”, Haapakoski muistuttaa.
3. Tarpeisiin sopivat tilat ja majoitus
Toimivat puitteet ovat yksi syy paikan valintaan. Vaikka 5-10 minuutin kävely tauoilla tekisi jokaiselle hyvää, on 100% varmaa, että aikatauluista kiinni pitäminen on aina erilaisten tilaisuuksien suuri haaste. Haapakosken mielestä etäisyydet ovat yllättävän tärkeitä asioita:
”Aikataulua rakentaessa kannattaa varmistaa, kuinka kaukana esim. lounasravintola on koulutustilasta. Kun ravintola on samassa rakennuksessa tai lähellä, on helpompi antaa mielenkiintoiselle keskustelulle lisäaikaa, kun voit olla varma, että siirtymiseen ei mene ylimääristä aikaa.”
Haapakosken kokemuksen mukaan isojen tilaisuuksien järjestäjän kannattaa tulla käymään paikan päällä katsomassa puitteet etukäteen. Samalla voi tehdä vielä tarkennuksia tai muutoksia tärkeään tilaisuuteen. Kuortaneen Urheiluopiston koulutustilat, ravintolat ja majoitus ovat kaikki sopivasti lähellä toisiaan. Urheiluopistolla on majoitusta jopa yli 600 henkilölle ja valittavissa on majoitus Resort -tasosta tai
laadukkaasta Liikuntahotellista.
4. Aktiviteetit
Tilaisuus voi olla tylsä tai jäädä mieleen mahtavasta ohjelmasta.
”Meillä Urheiluopistolla paras palaute tulee ehdottomasti ryhmälle sopivista aktiviteeteista. Osallistujat arvostavat raskaan päivän päätteeksi monipuolisia aktiviteetteja. Täällä talvi tai huono sää ei ole este erilaisille aktiviteeteille, sillä tiloja ja valikoimaa löytyy kaikille.”
5. Ammattitaitoinen henkilökunta
Laadukkaan kokous- ja koulutuspaikan henkilökunnan ammattitaito ei voi jäädä pelkästään taitavan myyntineuvottelijan varaan. Jokaisessa tilaisuudessa tulee pieniä muutoksia tai joskus teknisiä ongelmia.
”Muista varmistaa etukäteen, mistä saat avun, kun sitä tarvitset. Pyydä puhelinnumero, jonka voit tallettaa kännykkääsi, sillä pääsee jo pitkälle.”
Kuortaneen Urheiluopisto on monelle yritykselle tuttu kokous- ja koulutuspaikka. Auttava ja ystävällinen henkilökunta saa positiivista palautetta ja erityisesti aktiviteettien ohjaajien ammattitaitoa kiitetään.
”Monet ohjatut aktiviteetit ovat uusia ja osallistujille elämyksellisiä. Iloisen ja ammattitaitoisen ohjaajan vetämä kirkkovenesoutu tai suppailu järvellä saa kaikki hyvälle tuulelle”, Haapakoski kuvailee.
6. Ravintolapalvelut
Paras keino saada osallistujat tyytyväisiksi on loppujen lopuksi hyvä ruoka. Vaikka muut järjestelyt sujuvat hyvin ja tilaisuuden anti on upea, jää huono ruoka varmasti mieleen. Tilaisuuden järjestäjän kannattaa etukäteen kysyä millaista ruokaa paikassa tarjotaan ja millaista palautetta asiakkaat ovat antaneet. Usein jo verkkosivuilla käynti antaa kuvan ravintolan tasosta. Haapakosken vinkki numero 6:
”Jos ohjelmaan kuuluu juhlallinen illallinen viinikaatoineen, varmistu siitä, että paikassa on riittävä kokemus vaativan illallisen organisoinnissa. Jos nettisivuilla ei ole mitään mainintaa A La Carté -menuista tai suurten illallisten järjestämisestä, kannattaa katsoa muualle.”
Haapakoski suosittelee Kuortaneen Urheiluopiston Ravintola Aaltoa, joka sijaitsee Liikuntahotellissa, upeissa järvimaisemissa Kuortaneenjärven rannalla. Ravintolan henkilökunta suunnittelee juhlaillalliset etukäteen tilaisuuden järjestäjän kanssa. Tällä varmistetaan, että tilaisuuden kohokohta sujuu varmasti hyvin. Menut sisältävät lähellä tuotettua, laadukasta huippu-urheilijoillekin sopivaa ruokaa.
Suuret kokoukset, koulutukset ja seminaarit järjestetään yleensä keskeisillä paikoilla, jotta tilaisuuteen saapuvilla olisi suurin piirtein yhtä helppo saapua paikalle. Keskeinen paikka voi olla kaupungissa, mutta yhtä lailla keskellä luontoa, rauhoittavassa ympäristössä.
”Luonto on ehdottomasti yksi tilaisuuden onnistumiseen vaikuttava asia. Tiivis ohjelma ja tärkeät asiat saavat vastapainoa kaunista luonnosta ja järvimaisemista. Etäisyys ei useinkaan ole ongelma, sillä esimerkiksi meillä Kuortaneen Urheiluopistolla kyyditys on helppo järjestää ja osallistujien näkökulmasta Kuortane sijaitseekin hyvin keskeisellä paikalla.”
2. Yksityiskohtainen tarjous
Järjestelyt alkavat riittävän seikkaperäisestä tarjouspyynnöstä. Haapakoski suosittelee, että tilaisuuden järjestäjä kertoo jo etukäteen tilaisuuden perustarpeet selkeästi tarjouspyynnössään. Kattava tarjouspyyntö nopeuttaa tilaisuuden järjestämistä ja parhaassa tapauksessa jo ensimmäinen tarjous on se lopullinen.
”On myös asiakkaan oikeus vaatia riittävän hyvää tarjousta, jossa huomioidaan kaikki tilaisuuteen liittyvät seikat ja niiden kustannukset. Jos saamasi tarjous jättää liian monta asiaa auki, on iso riski että viimeistään laskutusvaiheessa tulee yllätyksiä”, Haapakoski muistuttaa.
3. Tarpeisiin sopivat tilat ja majoitus
Toimivat puitteet ovat yksi syy paikan valintaan. Vaikka 5-10 minuutin kävely tauoilla tekisi jokaiselle hyvää, on 100% varmaa, että aikatauluista kiinni pitäminen on aina erilaisten tilaisuuksien suuri haaste. Haapakosken mielestä etäisyydet ovat yllättävän tärkeitä asioita:
”Aikataulua rakentaessa kannattaa varmistaa, kuinka kaukana esim. lounasravintola on koulutustilasta. Kun ravintola on samassa rakennuksessa tai lähellä, on helpompi antaa mielenkiintoiselle keskustelulle lisäaikaa, kun voit olla varma, että siirtymiseen ei mene ylimääristä aikaa.”
Haapakosken kokemuksen mukaan isojen tilaisuuksien järjestäjän kannattaa tulla käymään paikan päällä katsomassa puitteet etukäteen. Samalla voi tehdä vielä tarkennuksia tai muutoksia tärkeään tilaisuuteen. Kuortaneen Urheiluopiston koulutustilat, ravintolat ja majoitus ovat kaikki sopivasti lähellä toisiaan. Urheiluopistolla on majoitusta jopa yli 600 henkilölle ja valittavissa on majoitus Resort -tasosta tai
laadukkaasta Liikuntahotellista.
4. Aktiviteetit
Tilaisuus voi olla tylsä tai jäädä mieleen mahtavasta ohjelmasta.
”Meillä Urheiluopistolla paras palaute tulee ehdottomasti ryhmälle sopivista aktiviteeteista. Osallistujat arvostavat raskaan päivän päätteeksi monipuolisia aktiviteetteja. Täällä talvi tai huono sää ei ole este erilaisille aktiviteeteille, sillä tiloja ja valikoimaa löytyy kaikille.”
5. Ammattitaitoinen henkilökunta
Laadukkaan kokous- ja koulutuspaikan henkilökunnan ammattitaito ei voi jäädä pelkästään taitavan myyntineuvottelijan varaan. Jokaisessa tilaisuudessa tulee pieniä muutoksia tai joskus teknisiä ongelmia.
”Muista varmistaa etukäteen, mistä saat avun, kun sitä tarvitset. Pyydä puhelinnumero, jonka voit tallettaa kännykkääsi, sillä pääsee jo pitkälle.”
Kuortaneen Urheiluopisto on monelle yritykselle tuttu kokous- ja koulutuspaikka. Auttava ja ystävällinen henkilökunta saa positiivista palautetta ja erityisesti aktiviteettien ohjaajien ammattitaitoa kiitetään.
”Monet ohjatut aktiviteetit ovat uusia ja osallistujille elämyksellisiä. Iloisen ja ammattitaitoisen ohjaajan vetämä kirkkovenesoutu tai suppailu järvellä saa kaikki hyvälle tuulelle”, Haapakoski kuvailee.
6. Ravintolapalvelut
Paras keino saada osallistujat tyytyväisiksi on loppujen lopuksi hyvä ruoka. Vaikka muut järjestelyt sujuvat hyvin ja tilaisuuden anti on upea, jää huono ruoka varmasti mieleen. Tilaisuuden järjestäjän kannattaa etukäteen kysyä millaista ruokaa paikassa tarjotaan ja millaista palautetta asiakkaat ovat antaneet. Usein jo verkkosivuilla käynti antaa kuvan ravintolan tasosta. Haapakosken vinkki numero 6:
”Jos ohjelmaan kuuluu juhlallinen illallinen viinikaatoineen, varmistu siitä, että paikassa on riittävä kokemus vaativan illallisen organisoinnissa. Jos nettisivuilla ei ole mitään mainintaa A La Carté -menuista tai suurten illallisten järjestämisestä, kannattaa katsoa muualle.”
Haapakoski suosittelee Kuortaneen Urheiluopiston Ravintola Aaltoa, joka sijaitsee Liikuntahotellissa, upeissa järvimaisemissa Kuortaneenjärven rannalla. Ravintolan henkilökunta suunnittelee juhlaillalliset etukäteen tilaisuuden järjestäjän kanssa. Tällä varmistetaan, että tilaisuuden kohokohta sujuu varmasti hyvin. Menut sisältävät lähellä tuotettua, laadukasta huippu-urheilijoillekin sopivaa ruokaa.
Ramboll Oy, Tommi Jalkanen ja Liisa Summala:
"Järjestimme henkilökunnan koulutuspäivät Kuortaneella tammi-helmikuun vaihteessa 2019. Koulutuspäivien järjestelyt toimivat moitteettomasti, tilojen olivat sopivat tarkoitukseensa ja vapaa-ajan aktiviteetit olivat todella mieluisia osallistujille. Saimme kaiken avun henkilökunnalta, aina kun tarvitsimme. Päiviin sisältyi niin luentoja kuin ryhmätyötäkin ja niille varatut tilat toimivat hyvin. Kaikki pienetkin toiveet otettiin hyvin huomioon ja apua löytyi välittömästi.
Vapaa-ajan aktiviteetit olivat osittain omatoimisia (keilailu) tai ohjattuja liikuntaa osallistujien valinnan mukaan joko sisällä tai ulkona. Varsinkin ohjatut liikunta-aktiviteetit saivat kiitosta henkilökunnaltamme.
Suosittelemme Kuortaneen Urheiluopistoa lämpimästi koulutuspäivien viettopaikaksi!
"Järjestimme henkilökunnan koulutuspäivät Kuortaneella tammi-helmikuun vaihteessa 2019. Koulutuspäivien järjestelyt toimivat moitteettomasti, tilojen olivat sopivat tarkoitukseensa ja vapaa-ajan aktiviteetit olivat todella mieluisia osallistujille. Saimme kaiken avun henkilökunnalta, aina kun tarvitsimme. Päiviin sisältyi niin luentoja kuin ryhmätyötäkin ja niille varatut tilat toimivat hyvin. Kaikki pienetkin toiveet otettiin hyvin huomioon ja apua löytyi välittömästi.
Vapaa-ajan aktiviteetit olivat osittain omatoimisia (keilailu) tai ohjattuja liikuntaa osallistujien valinnan mukaan joko sisällä tai ulkona. Varsinkin ohjatut liikunta-aktiviteetit saivat kiitosta henkilökunnaltamme.
Suosittelemme Kuortaneen Urheiluopistoa lämpimästi koulutuspäivien viettopaikaksi!
